Dear Taekwondo Canada Community,
We are currently experiencing a high volume of inquiries regarding Global Licence Renewal and Canada Open and US Open Early-Bird Registration. Please look below for explanations for some of issues being experienced by the majority of individuals.
1. If your Global Licence is unapproved it is because you either have not uploaded the required documents below OR your profile is in the queue. All documents and profiles go through two stages of approval: the first by Taekwondo Canada, the second by World Taekwondo Federation. As communicated in earlier emails, licenses on average can take 2 weeks to process. We cannot guarantee the approval of licences in time for event registration deadlines. Global Licences are available to renew as early as September for the next calendar year and users are ALWAYS encouraged to take advantage of registering early to avoid complications with event registration.
a) Current and Approved Passport OR National ID (e.g. residence permit, Drivers Licence etc) of the MNA being registered for. If registering for a Promoted Event (e.g. World Champs, Grand Prix etc) then the athlete requires the Passport of the MNA to be uploaded.
b) Clear Colour Portrait ID picture (236 x 295 pixels in size)
c) NEW WTF G Ranked Event Waiver – 5 year validity – Page 3 must be completed, signed, scanned and uploaded to the WTF GMS. If the individual is a minor it must also be signed by the legal guardian – Form attached and available HERE [1]and also on GMS home page.
d) Valid Kukkiwon (card or certificate or Kukkiwon confirmation letter)
FOR DOCTORS/PHYSIOTHERAPISTS ONLY:
e)Proof of Medical Doctor/Physiotherapist certificate in English required for any Doctor or Physiotherapist to register.
FOR COACHES ONLY:
f) For Continental Union’s that offer Coach Certification the Card/certificate must be uploaded. ***Coaches who wish to have a Global Licence must be registered with Coaches of Canada and be AI & DC certified.
2. If your licence is approved, but during event registration you are receiving an error message about uploading the Event Waiver, you need to upload THIS [2] document. If you have already uploaded this document into your profile you either need to wait 12-48 hours for the document to go through the stages of approval OR you have uploaded the document into the incorrect section. Please make sure the document is uploaded into the section “WTF G Ranked Event Waiver” DO NOT upload the document into the additional document waiver section.
3. If your licence is approved, but during event registration you are receiving an error message about your passport nation not filled out, this is a system glitch that will be fixed as soon as possible. The GMS system is registering that the field in your profile called “country of citizenship” is not filled out. You will need to email edoyle@taekwondo-canada.com and state what your CAN number is and that you are having an issue with the passport nation error. The issue can only be fixed by GMS administrators and Taekwondo Canada will pass along your email to them to fix it. From the time that we pass along the email it usually takes 2-10 hours for the issue to be resolved.
Taekwondo Canada Requests that if you have an inquiry please be clear about the issue and describe in detail as well as provide screenshots of system issues when possible. When calling and emailing always provide your name and Global Licence number “CAN-0000”. DO NOT email multiple times about the same issue, currently we are answering inquiries from four days ago. Emails are answered in order and priority is given to those who are trying to renew their Global Licence in order to register for the US Open early bird date which closes on Jan 7, 2016 and then to those trying to register for Canada Open early bird rate.
Thank you for your patience during the busiest time of Taekwondo Canada’s year, we will do our best to provide support to the community efficiently and effectively as possible.
Chers membres de la communauté de Taekwondo Canada,
Nous recevons actuellement un nombre important de demandes concernant le renouvellement des licences internationales et les inscriptions hâtives aux Canada Open et au US Open. Nous vous prions de lire les explications ci-après qui répondront sûrement aux questions fréquemment posées par la plupart d’entre vous.
1. Si votre licence internationale n’est pas approuvée, c’est que vous n’avez pas téléversé les documents exigés ci-dessous OU que votre profil est en attente. Tous les documents et les profils doivent franchir deux étapes en vue d’une approbation : d’abord auprès de Taekwondo Canada, ensuite de la World Taekwondo Federation. Comme nous avons mentionné dans des communications précédentes, le délai de traitement moyen pour l’obtention d’une licence est de deux semaines. Nous ne pouvons garantir l’approbation d’une licence à temps pour vous permettre de respecter les délais imposés en vue de l’inscription à un événement. Dès septembre, il est possible de renouveler sa licence internationale pour l’année suivante. D’ailleurs, les utilisateurs sont TOUJOURS encouragés à profiter d’un renouvellement dans le dernier trimestre de l’année pour éviter les complications relatives à l’inscription aux divers événements.
a) Passeport OU carte d’identité nationale valide et approuvée (p. ex., permis de séjour, permis de conduire, etc.) de l’ANM dans laquelle le membre est inscrit. Dans le cas de l’inscription à un événement promu (p. ex., le Championnat du monde, les Grands prix, etc.), l’athlète doit téléverser le passeport de son ANM.
b) Photo d’identification en couleur (236 x 295 pixels)
c) NOUVEAU formulaire de renonciation propre aux événements classés G de la WTF ─ valide pour 5 ans ─ la page 3 doit être remplie, signée, numérisée et téléversée dans le système GMS de la WTF. Dans le cas de mineurs, le formulaire doit également être signé par le parent ou tuteur ─ formulaire joint ICI [1] et disponible sur le site Web GMS.
d) Kukkiwon valide (carte ou certificat ou lettre de confirmation du Kukkiwon)
MÉDECINS/PHYSIOTHÉRAPEUTES SEULEMENT :
e) Preuve de certification (médecin ou physiothérapeute) (en anglais) requise pour s’inscrire.
ENTRAÎNEURS SEULEMENT :
f) Dans le cas des Unions continentales qui offrent des certifications à l’intention des entraîneurs, la carte/le certificat doit être téléversé(e). *** Les entraîneurs qui souhaitent se procurer une licence internationale doivent être inscrits à Entraîneurs du Canada et être certifiés instructeurs adjoints (IA) et entraîneurs de Dojang (ED).
2. Si votre licence est approuvée, mais qu’au cours de l’inscription à un événement vous recevez un message d’erreur relativement au téléversement du formulaire de renonciation, vous devez téléverser CE [2] document. Si vous avez déjà téléversé ce document dans votre profil, soit que vous deviez attendre entre 12 et 48 heures afin que le document franchisse les étapes en vue de l’approbation OU vous n’ayez pas téléversé le document dans la bonne section. Assurez-vous assurer que le document est téléversé dans la section « Formulaire de renonciation propre aux événements classés G de la WTF ». NE TÉLÉVERSEZ PAS le document dans la section document de renonciation supplémentaire.
3. Si votre licence est approuvée, mais qu’au cours de l’inscription à un événement vous recevez un message d’erreur stipulant que le champ nation de votre passeport n’est pas rempli, il s’agit d’une erreur du système qui sera corrigée dans les plus brefs délais. Le système GMS indique que le champ intitulé « pays de résidence » dans votre profil n’est pas rempli. Dans ce cas, vous devrez faire parvenir un courriel à edoyle@taekwondo-canada.com en indiquant votre numéro CAN et en mentionnant que vous éprouvez un problème avec l’erreur nation du passeport. Ce problème ne peut être réglé que par les administrateurs GMS. Par conséquent, Taekwondo Canada leur acheminera votre courriel et demandera d’apporter les corrections nécessaires. Dès que nous leur transférerons le courriel, cela prendra entre 2 et 10 heures pour que le problème soit réglé.
Lorsque vous communiquez avec nous pour toutes questions, Taekwondo Canada demande que vous soyez précis et que vous détailliez le problème et, lorsque possible, que vous envoyiez des captures d’écran du problème rencontré. Lorsque vous nous téléphonez ou acheminez un courriel, indiquez-nous toujours votre nom et votre numéro de licence internationale « CAN-0000 ». NE NOUS ENVOYEZ PAS plus d’un courriel pour un même problème. Nous répondons actuellement aux courriels envoyés il y a quatre jours. Nous répondons aux courriels dans l’ordre dans lequel nous les avons reçus et accordons la priorité à ceux et à celles qui essaient de renouveler leur licence internationale pour s’inscrire et respecter la date limite d’inscription hâtive au US Open (le 7 janvier 2016), ensuite à ceux et à celles qui tentent de s’inscrire et de respecter la date limite d’inscription hâtive au Canada Open.
Nous vous remercions de votre patience en cette période la plus active de l’année pour Taekwondo Canada. Nous ferons tout en notre possible pour offrir le soutien le plus efficace qui soit à la communauté de TC.
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